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Die Prüfpflicht nach § 14 BetrSichV gilt für Arbeitsmittel allgemein. Da Regalanlagen als Arbeitsmittel eingestuft werden, betrifft die Prüfpflicht alle Regaltypen, die im Arbeitsumfeld eingesetzt werden – unabhängig von Größe oder Bauart.

Rein private Regalanlagen ohne gewerbliche Nutzung fallen nicht unter die BetrSichV. In der Praxis sind solche Ausnahmen im gewerblichen Lagerbetrieb jedoch selten relevant.

DIN EN 15635 unterscheidet verschiedene Ebenen der Regalüberprüfung. Die Experteninspektion (engl. „expert inspection") ist die eingehendste Form der regelmäßigen Prüfung. Sie wird von einer befähigten Person durchgeführt und umfasst eine detaillierte Begutachtung aller sicherheitsrelevanten Bauteile der Regalanlage.

Im Gegensatz zur Sichtkontrolle, die auch durch geschulte Mitarbeiter erfolgen kann, erfordert die Experteninspektion fachspezifisches Wissen über Regalstatik, Verbindungstechnik und typische Schadensbilder.

Die Experteninspektion umfasst typischerweise folgende Prüfaspekte:

Die BetrSichV schreibt für Arbeitsmittel keine starren Prüffristen vor. Stattdessen muss der Arbeitgeber die Prüfabstände im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung festlegen – abhängig von der Art der Anlage, den Beanspruchungen im Betrieb und den möglichen Gefährdungen.

In der Praxis hat sich für Regalanlagen ein jährlicher Prüfrhythmus bewährt und etabliert. Diese Empfehlung findet sich auch in fachlichen Leitlinien und DGUV-Informationen. Bei besonderen Belastungen oder nach Schadensereignissen kann eine kürzere Prüffrist sinnvoll sein.

Unabhängig vom regelmäßigen Turnus sind Regalanlagen nach bestimmten Ereignissen zu prüfen:

DIN EN 15635 sieht zudem regelmäßige Sichtkontrollen vor, die deutlich häufiger – beispielsweise monatlich – durch geschulte Mitarbeiter erfolgen können. Diese Sichtkontrollen ergänzen, ersetzen aber nicht die Experteninspektion durch eine befähigte Person.

Nach § 14 BetrSichV dürfen Prüfungen von Arbeitsmitteln nur von Personen durchgeführt werden, die dafür befähigt sind. Die TRBS 1203 konkretisiert die Anforderungen an diese befähigte Person.

Eine befähigte Person muss nicht zwingend ein externer Sachverständiger sein. Auch internes Personal kann die Prüfung durchführen, sofern es die erforderliche Qualifikation besitzt und die Unabhängigkeit der Prüfung gewährleistet ist.

Die TRBS 1203 nennt als Grundvoraussetzungen für eine befähigte Person:

Die Prüfung kann sowohl durch interne als auch durch externe befähigte Personen erfolgen. Entscheidend ist die Qualifikation, nicht die Beschäftigung bei einem bestimmten Unternehmen. Externe Prüfer werden häufig hinzugezogen, wenn die erforderliche Fachkompetenz im Haus nicht verfügbar ist oder eine unabhängige Bewertung gewünscht ist.

Der Begriff der „befähigten Person" ist in der TRBS 1203 definiert. Er beschreibt keine bestimmte Berufsbezeichnung, sondern ein Anforderungsprofil: Die Person muss über das nötige Fachwissen, die praktische Erfahrung und die Unabhängigkeit verfügen, um eine Prüfung sachgerecht durchzuführen und zu bewerten.

Im Bereich der Regalprüfung werden verschiedene Begriffe verwendet, die sich teilweise überschneiden:

Die Befähigung ergibt sich in der Regel aus einer Kombination von Ausbildung, Weiterbildung und praktischer Erfahrung im Bereich der Regaltechnik. Eine formale Zertifizierung ist nicht zwingend vorgeschrieben, die Befähigung sollte jedoch nachvollziehbar sein – etwa durch Fortbildungsnachweise und Prüftätigkeiten.

DIN EN 15635 unterscheidet zwischen verschiedenen Ebenen der Regalüberprüfung, die sich in Umfang, Häufigkeit und Anforderung an den Prüfer unterscheiden.

Die Sichtkontrolle (engl. „visual inspection") ist eine regelmäßige, eher oberflächliche Überprüfung der Regalanlage auf offensichtliche Mängel. Sie kann durch geschulte Mitarbeiter des Betreibers erfolgen und soll in kürzeren Abständen – beispielsweise monatlich – durchgeführt werden.

Ziel der Sichtkontrolle ist es, offensichtliche Schäden frühzeitig zu erkennen und zu melden, bevor sie zu einer Gefährdung führen. Eine detaillierte Bewertung oder Prüfung der Tragkonstruktion ist hier nicht vorgesehen.

Die Experteninspektion (engl. „expert inspection") ist die eingehende, regelmäßige Prüfung der Regalanlage durch eine befähigte Person. Sie umfasst die detaillierte Begutachtung aller sicherheitsrelevanten Bauteile, die Bewertung festgestellter Mängel und die Festlegung von Maßnahmen.

Die Experteninspektion erfordert spezifisches Fachwissen über Regalstatik, Verbindungstechnik und typische Schadensbilder. Sie wird in längeren Abständen – in der Praxis meist jährlich – durchgeführt.

Bei der Regalprüfung werden alle sicherheitsrelevanten Bauteile der Regalanlage auf Schäden und Mängel begutachtet. Die Art der kontrollierten Schäden hängt vom Regaltyp ab, aber folgende Schadensbilder sind bei fast allen Regalanlagen relevant:

Festgestellte Schäden werden nicht nur dokumentiert, sondern auch bewertet. Die Bewertung reicht von „leichter Mangel – beobachten" über „Mangel – Maßnahme erforderlich" bis hin zu „Sicherheitsrisiko – Anlage sperren". Die Bewertung bestimmt die Dringlichkeit der Maßnahme.

Eine nachvollziehbare Schadensdokumentation ist der Kern eines brauchbaren Prüfprotokolls. Jeder festgestellte Mangel muss so erfasst werden, dass er später eindeutig zugeordnet und bewertet werden kann.

In der Praxis wird die Schadensdokumentation häufig noch mit Papierformularen und separater Digitalkamera durchgeführt. Das führt zu typischen Problemen: Fotos lassen sich schlecht zuordnen, Beschreibungen sind unvollständig, und die spätere Übertragung in das Protokoll kostet Zeit und ist fehleranfällig.

Das Prüfprotokoll ist das Ergebnis der Regalprüfung und dient als Nachweis der durchgeführten Prüfung. Es muss so vollständig und nachvollziehbar sein, dass auch Dritte – etwa Kunden oder Behörden – den Prüfablauf und die Ergebnisse verstehen können.

Ein Prüfprotokoll kann in Papierform oder digital erstellt werden. Entscheidend ist, dass es vollständig, nachvollziehbar und revisionssicher ist. Digitale Protokolle haben den Vorteil, dass sie sich nicht verlieren, durchsuchbar sind und zentral abgelegt werden können.

Die papierbasierte Regalprüfung führt in der Praxis zu doppeltem Aufwand: Der Prüfer notiert Mängel am Regal auf Papier, überträgt sie später am Schreibtisch in ein Protokoll und ordnet Fotos manuell zu. Jeder dieser Schritte kostet Zeit und ist fehleranfällig.

Papierprotokolle gehen verloren, Fotos lassen sich schlecht zuordnen, und die spätere Übertragung in digitale Systeme ist ein zusätzlicher Arbeitsschritt. Zudem ist die Ablage oft dezentral – der Kunde muss Unterlagen aus verschiedenen E-Mails zusammensuchen.

PrüfAssist digitalisiert den gesamten Workflow der Regalprüfung in einer durchgängigen Anwendung. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf, ohne Medienbruch.

Mit dem PrüfAssist Kundencenter endet die Regalprüfung nicht mit dem PDF: Prüfer und Kunde bleiben digital verbunden. Der Kunde findet alle Prüfunterlagen zentral an einem Ort und kann bei Rückfragen direkt mit dem Prüfer kommunizieren.

Eine Regalprüfungs-App wie PrüfAssist löst die typischen Probleme der papierbasierten Regalprüfung und geht darüber hinaus: Sie verbindet Prüfer und Kunde digital und macht Prüfunterlagen zentral verfügbar.

Eine App ersetzt nicht die Fachkompetenz des Prüfers. Sie unterstützt den Prüfer bei der strukturierten Durchführung und Dokumentation, kann aber die fachliche Bewertung eines Schadens nicht selbst übernehmen.