Regalprüfung Protokoll – Prüfergebnisse nachvollziehbar dokumentieren

Ein Prüfprotokoll schafft Nachvollziehbarkeit. Es dokumentiert, was geprüft wurde, wann die Prüfung stattfand, durch wen sie durchgeführt wurde und welche Auffälligkeiten oder Mängel festgestellt wurden. Den fachlichen und rechtlichen Rahmen der Regalprüfung – inklusive DIN EN 15635 und BetrSichV – beschreibt die Seite DIN EN 15635 bei Regalprüfungen.

Folgende Aspekte können durch ein Prüfprotokoll dokumentiert werden:

• was geprüft wurde
• wann geprüft wurde
• durch wen geprüft wurde
• welche Auffälligkeiten festgestellt wurden
• welche Mängel dokumentiert wurden
• welche Maßnahmen festgehalten wurden

Der Nutzen eines Prüfprotokolls liegt in einer nachvollziehbaren Prüfhistorie, einer strukturierten Übergabe an den Kunden, der Grundlage für weitere Maßnahmen und einer besseren Zuordnung bei späteren Rückfragen.

Die folgenden Bereiche beschreiben typische Inhalte eines Regalprüfungsprotokolls. Diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit – der konkrete Inhalt richtet sich nach Prüfauftrag, Regalanlage und geltenden Anforderungen.

Angaben zur Regalanlage

Zum Beispiel: Bezeichnung, Standort, Regalart, Inventar- oder interne Kennzeichnung.

Angaben zur Prüfung

Zum Beispiel: Prüfdatum, Art der Prüfung, prüfende Person, Prüfstatus.

Prüfergebnisse

Zum Beispiel: bearbeitete Prüfpunkte, Auffälligkeiten, festgestellte Schäden.

Mängel

Zum Beispiel: Position, Beschreibung, Bewertung.

Fotos

Eine Fotodokumentation kann die eindeutige Zuordnung und Nachvollziehbarkeit unterstützen.

Maßnahmen

Gegebenenfalls dokumentierte weitere Maßnahmen oder Hinweise.

Abschluss

Gesamtergebnis bzw. Prüfstatus gemäß tatsächlich durchgeführter Prüfung.

Bei einem digitalen Prüfprozess werden Informationen bereits während der Prüfung strukturiert erfasst. Dadurch müssen sie anschließend nicht aus verschiedenen Quellen zusammengesucht werden.

Der Weg vom Prüfpunkt zum fertigen Protokoll ist durchgängig:

Regalanlage → digitale Checkliste → Prüfergebnisse → Mängel → Fotos → Bewertungen und Maßnahmen → Prüfprotokoll

Mehr darüber, wie die Checkliste den Prüfablauf strukturiert, erfahren Sie auf der Seite Regalprüfung Checkliste.

Eine reine Aussage wie „Regal beschädigt" ist für eine nachvollziehbare Dokumentation oft wenig hilfreich. Eine strukturierte Dokumentation kann den Schaden genauer zuordnen.

Beispiel für eine strukturierte Mängeldokumentation:

• Regalanlage: Halle 2
• Regalreihe: R-04
• Feld: 12
• Position: Stütze links
• Beschreibung: sichtbare Beschädigung
• Foto: zugeordnet
• Maßnahme: dokumentiert

PrüfAssist verbindet diese Informationen direkt mit der jeweiligen Prüfung und der betroffenen Regalanlage. Eine automatische Schadensklassifizierung erfolgt nicht – die Bewertung obliegt der prüfenden Person. Wie Regalschäden fachlich eingestuft werden, erklärt die Seite Regalschäden bewerten.

Fotos können helfen, dokumentierte Auffälligkeiten nachvollziehbar darzustellen. Wichtig ist eine sinnvolle Zuordnung zum jeweiligen Mangel bzw. Prüfpunkt.

PrüfAssist verbindet die Fotodokumentation mit dem digitalen Prüfprozess: Jedes Foto wird direkt dem jeweiligen Mangel zugeordnet, sodass der Zusammenhang zwischen Schaden und Bild nachvollziehbar bleibt.

Fotos sind nicht in jedem Prüfprozess zwingend erforderlich. Ob eine Fotodokumentation sinnvoll ist, hängt von der Art der Prüfung und der Regalanlage ab.

Die Aufgabe des Prüfers besteht nicht nur darin, einen Schaden sichtbar zu machen. Je nach Prüfprozess können zusätzlich dokumentiert werden:

• Bewertung: Einschätzung des festgestellten Schadens
• Hinweis: ergänzende Information
• Maßnahme: festgelegte weitere Vorgehensweise
• Status: offen, in Bearbeitung, erledigt

Die fachliche Bewertung erfolgt durch die entsprechend qualifizierte prüfende Person. Die Software ersetzt keine fachliche Entscheidung.

Ein sachlicher Vergleich zwischen manueller und digitaler Protokollerstellung:

Manuelle Dokumentation

Möglicher Ablauf: Checkliste → Fotos → Notizen → Word/Excel → PDF.

Dabei können Informationen aus verschiedenen Quellen zusammengeführt werden müssen. Je mehr Daten anfallen, desto aufwändiger kann die nachträgliche Zusammenstellung werden.

Digitaler PrüfAssist Workflow

Ablauf: Prüfung → strukturierte Daten → Mängel und Fotos → Prüfprotokoll → Kundencenter.

Die während der Prüfung erfassten Daten fließen direkt in das Prüfprotokoll ein. Ein nachträgliches Zusammensetzen aus Einzeldaten entfällt.

Beide Ansätze sind möglich. Word und Excel sind für einfache Dokumentationsabläufe nutzbar. Bei umfangreicheren Prüfungen kann eine digitale Lösung den Aufwand reduzieren.

PDF ist ein verbreitetes Format zur Übergabe und Archivierung von Prüfunterlagen. Viele Prüfer suchen gezielt nach einem Regalprüfungsprotokoll als PDF.

PrüfAssist erstellt fertige A4-PDF-Prüfprotokolle aus den erfassten Prüfungsdaten. Das Protokoll entsteht aus den während der Prüfung dokumentierten Informationen und muss nicht nachträglich aus Einzeldaten zusammengebaut werden.

Ein allgemeines Muster kann zeigen, welche Informationen typischerweise in einem Regalprüfungsprotokoll dokumentiert werden. Ein tatsächliches Prüfprotokoll muss jedoch zur konkreten Regalanlage, Prüfung und Dokumentation passen.

PrüfAssist stellt auf dieser Seite derzeit kein separates Muster-PDF zum Download bereit.

Stattdessen kann die interaktive Demo unten zeigen, wie ein digitales Prüfprotokoll aufgebaut sein kann.

Mit PrüfAssist endet der Prozess nicht beim Erstellen einer PDF-Datei. Der Kunde kann seine relevanten Prüfunterlagen im Kundencenter finden.

Dazu gehören:

• Prüfprotokolle
• dokumentierte Mängel
• Fotos
• Maßnahmen
• weitere Dokumente
• die Kommunikation zwischen Kunde und Prüfer

Vom Prüfprotokoll zur digitalen Prüfhistorie.

Mehr über den gesamten Software-Workflow erfahren Sie auf der Seite Regalprüfungssoftware von PrüfAssist.

Nach Übergabe eines Prüfprotokolls können Rückfragen entstehen. PrüfAssist bietet einen Chat zwischen Kunde und Prüfer. Dadurch bleibt die Kommunikation innerhalb des Systems mit den Prüfunterlagen verbunden.

Rückfragen zur Prüfung, zu einem Mangel oder zu einer Maßnahme bleiben dort, wo sie hingehören – bei der jeweiligen Prüfung.

Checkliste und Prüfprotokoll erfüllen unterschiedliche Funktionen im Prüfprozess:

Checkliste

Unterstützt den Prüfer während der Durchführung. Sie strukturiert den Ablauf und stellt sicher, dass alle vorgesehenen Prüfpunkte bearbeitet werden.

Prüfprotokoll

Dokumentiert das Ergebnis der durchgeführten Prüfung. Es fasst die Prüfergebnisse, Mängel, Fotos und Maßnahmen zusammen.

PrüfAssist verbindet beide Schritte: Die digitale Checkliste begleitet die Durchführung, das Prüfprotokoll entsteht aus den erfassten Daten. Mehr dazu auf der Seite Regalprüfung Checkliste.

Ein PDF ist das Ergebnis der Dokumentation. Die Regalprüfungssoftware umfasst dagegen den gesamten Prozess:

• Anlage
• Prüfung
• Checkliste
• Mängel
• Fotos
• Maßnahmen
• Protokoll
• Kundencenter

Mehr über die Regalprüfungssoftware von PrüfAssist erfahren Sie auf der entsprechenden Seite.

Ein gut aufgebautes Dokument ist nur so belastbar wie die zugrunde liegende Prüfung und fachliche Bewertung. PrüfAssist unterstützt die Dokumentation. Es ersetzt nicht:

• erforderliche Qualifikation
• fachliche Bewertung
• betrieblichen Prüfauftrag
• Gefährdungsbeurteilung

Die fachliche Verantwortung bleibt bei der prüfenden Person.

Der Inhalt und die Prüfschwerpunkte eines Prüfprotokolls können sich je nach Regalart unterscheiden. Beispiele für Regalarten mit unterschiedlichen Prüfschwerpunkten:

• Palettenregal – Fokus auf Stützen, Traversen, Anfahrschutz
• Kragarmregal – Fokus auf Kragarme, Befestigung, Belastung
• Fachbodenregal – Fokus auf Bodenbelastung, Verbindungen
• Durchlaufregal – Fokus auf Führungsschienen, Durchlauf

Das Prüfprotokoll sollte zur jeweiligen Regalart und zum konkreten Prüfauftrag passen.