Regalprüfung Software für einen durchgängigen digitalen Prüfprozess

Wer Regalprüfungen mit mehreren getrennten Werkzeugen dokumentiert, kennt häufig folgende Situation:

• Papierchecklisten, die vor Ort ausgefüllt und später abgetippt werden müssen
• Excel-Listen, die separat von der eigentlichen Prüfung gepflegt werden
• Fotos, die getrennt von der Checkliste auf dem Gerät oder im Postfach liegen
• Unterschiedliche Dateinamen, die eine eindeutige Zuordnung erschweren
• PDF-Prüfprotokolle, die sich in E-Mail-Verläufen verlieren
• Fehlende eindeutige Zuordnung von Schäden zur jeweiligen Regalanlage und Position
• Rückfragen des Kunden, die nur mühsam nachvollziehbar geklärt werden können
• Fehlende zentrale Übersicht über bereits durchgeführte und noch offene Prüfungen
• Wiederholte Dateneingabe, weil Informationen an mehreren Stellen erfasst werden

Nicht jeder Prüfer arbeitet so. Wer jedoch mehrere Kunden, Standorte und Regalanlagen betreut, merkt schnell, dass eine zusammenhängende digitale Dokumentation den Aufwand spürbar reduziert.

PrüfAssist bildet den gesamten Prüfprozess in einem durchgängigen digitalen Workflow ab. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf, sodass am Ende ein nachvollziehbares Prüfprotokoll entsteht.

1. Regalanlage auswählen

Die zu prüfende Regalanlage bzw. das Betriebsmittel wird eindeutig ausgewählt. So weiß PrüfAssist von Anfang an, auf welchen Regaltyp sich die Prüfung bezieht.

2. Prüfung starten

Mit einem Schritt wird die digitale Checkliste geöffnet und die Prüfung beginnt. Kein Wechsel zwischen Papier, Kamera und Tabellenkalkulation. Die Prüfung lässt sich mobil direkt am Regal durchführen.

3. Prüfpunkte bearbeiten

Die Prüfung wird strukturiert Prüfpunkt für Prüfpunkt durchgeführt. Jeder Punkt wird direkt in der App erfasst.

4. Mangel dokumentieren

Wird ein Mangel festgestellt, kann er direkt der jeweiligen Regalanlage bzw. Prüfposition zugeordnet werden. Der Mangel bleibt dort dokumentiert, wo er entstanden ist.

5. Foto erfassen

Die Fotodokumentation wird direkt mit dem Mangel verbunden. So ist später auf einen Blick klar, welches Foto zu welchem Schaden gehört.

6. Maßnahme dokumentieren

Informationen zu erforderlichen Maßnahmen werden strukturiert festgehalten und bleiben mit dem Mangel verknüpft.

7. Prüfung abschließen

Die Prüfung wird dokumentiert beendet. Alle erfassten Daten stehen anschließend für das Prüfprotokoll zur Verfügung.

8. PDF-Prüfprotokoll

Aus den Prüfungsinformationen entsteht das fertige Prüfprotokoll. Es muss nicht nachträglich aus Einzeldaten zusammengebaut werden.

9. Kundencenter

Der Kunde findet relevante Unterlagen wie Prüfprotokolle und dokumentierte Mängel zentral im Kundencenter.

10. Kommunikation

Kunde und Prüfer können über den integrierten Chat innerhalb des Systems kommunizieren. Rückfragen bleiben dort, wo sie hingehören – bei der jeweiligen Prüfung.

Digitale Checklisten geben dem Prüfer einen strukturierten Ablauf. Prüfpunkte können direkt während der Prüfung dokumentiert werden, ohne dass Ergebnisse erst im Nachhinein aus Papiernotizen übertragen werden müssen.

Mit PrüfAssist wird die Regalprüfung innerhalb eines Systems dokumentiert. Die Checkliste ist nicht nur ein Formular, sondern Teil des gesamten Prüfprozesses – vom ersten Prüfpunkt bis zum fertigen Protokoll.

Eine digitale Checkliste ersetzt dabei keine fachliche Qualifikation oder Prüferfahrung. Sie gibt dem Prüfer jedoch einen klaren Rahmen, in dem nichts Wesentliches übersehen wird.

Die Mängeldokumentation in PrüfAssist folgt einem klaren Zusammenhang:

Regal → Position → Schaden → Foto → Bewertung → Maßnahme

Der Mangel wird der jeweiligen Regalanlage bzw. Prüfposition zugeordnet. So bleibt nachvollziehbar, an welcher Stelle der Anlage ein Schaden festgestellt wurde und welche Maßnahme sich daraus ergibt.

Fotos werden nicht lose gespeichert, sondern direkt mit dem Mangel verbunden. Das erleichtert dem Prüfer die spätere Auswertung und dem Kunden das Verständnis der dokumentierten Schäden.

PrüfAssist nutzt die während der Prüfung erfassten Daten zur Erstellung eines fertigen Prüfprotokolls. Es umfasst:

• die erfassten Prüfdaten der Regalanlage
• die bearbeiteten Prüfpunkte
• die dokumentierten Mängel
• die zugeordneten Fotos
• die festgehaltenen Maßnahmen
• eine nachvollziehbare Dokumentation des gesamten Prüfablaufs

Das Prüfprotokoll entsteht aus den Prüfinformationen und muss nicht manuell aus Einzeldaten zusammengebaut werden. Mehr über den Aufbau eines Regalprüfungsprotokolls erfahren Sie auf der entsprechenden Seite.

Prüfung abgeschlossen. Zusammenarbeit nicht.

Das PrüfAssist Kundencenter ist der zentrale Ort, an dem der Kunde alle relevanten Unterlagen zu seinen Prüfungen findet. Dazu gehören:

• Prüfprotokolle
• dokumentierte Mängel
• Fotos
• Maßnahmen
• weitere Dokumente
• die Kommunikation zwischen Kunde und Prüfer

Direkter Chat mit dem Prüfer

Kunde und Prüfer können innerhalb des Systems kommunizieren. Rückfragen zur Prüfung, zu einem Mangel oder zu einer Maßnahme bleiben dort, wo sie hingehören – bei der jeweiligen Prüfung.

Weniger Informationsverluste zwischen Prüfung, Protokoll und Rückfrage.

Ein sachlicher Vergleich zwischen getrennter Dokumentation und einem integrierten PrüfAssist-Workflow:

Arbeiten mit getrennten Werkzeugen	Integrierter PrüfAssist Workflow
Checkliste separat	digitale Checkliste
Fotos separat	Fotos mit Prüfung und Mangel verbunden
Protokoll nachträglich erstellen	Prüfprotokoll aus Prüfdaten
Dokumente versenden	Kundencenter
Rückfragen per separatem Kanal	integrierter Chat

Beide Arbeitsweisen sind möglich. Der integrierte Workflow reduziert jedoch den Aufwand, der durch mehrfache Dateneingabe und getrennte Ablage entsteht.

Selbstständige Regalprüfer

Effiziente Dokumentation und Kundenübergabe in einem System – von der Prüfung vor Ort bis zum bereitgestellten Prüfprotokoll.

Prüfunternehmen

Mehrere Kunden und Regalanlagen strukturiert verwalten. Jede Prüfung bleibt nachvollziehbar dokumentiert.

Regalservice-Unternehmen

Prüfung und Dokumentation innerhalb eines Systems. Mängel, Fotos und Maßnahmen sind direkt verknüpft.

Interne Prüfer

Regalanlagen eines Unternehmens digital dokumentieren und zentral nachvollziehbar halten.

Industrie und Logistik

Prüfunterlagen und Übersicht über durchgeführte Prüfungen an einem Ort.

Wer eine Regalprüfungssoftware auswählt, sollte neben dem Funktionsumfang auf folgende Kriterien achten:

Bedienbarkeit vor Ort

Software muss während einer echten Prüfung praktikabel sein. Zu viele Schritte oder unübersichtliche Menüs behindern den Prüfablauf.

Strukturierte Prüfabläufe

Prüfer müssen nachvollziehbar durch den Prozess geführt werden. Eine klare Reihenfolge der Prüfpunkte unterstützt die Dokumentation.

Mängeldokumentation

Schäden sollten eindeutig der jeweiligen Regalanlage und Position zugeordnet werden können.

Fotodokumentation

Fotos müssen sinnvoll zuordenbar sein – nicht als lose Datei, sondern verknüpft mit dem Mangel.

Prüfprotokolle

Ergebnisse müssen nachvollziehbar dokumentiert werden. Ein aus Prüfdaten erzeugtes Protokoll spart Zeit und vermeidet Übertragungsfehler.

Datenzugriff für Kunden

Ein Kundencenter wie in PrüfAssist ermöglicht dem Kunden den direkten Zugriff auf Prüfprotokolle und dokumentierte Mängel – ohne separaten Versand.

Datenschutz

Verantwortungsvolle Verarbeitung von Prüfdaten ist wesentlich. Achten Sie darauf, wie die Software mit sensiblen Unterlagen umgeht.

PrüfAssist unterstützt die Durchführung und Dokumentation von Regalprüfungen. Die Software entscheidet jedoch nicht darüber:

• wer eine Prüfung durchführen darf
• welche Qualifikation dafür erforderlich ist
• welcher Prüfumfang im konkreten Betrieb notwendig ist

Diese Fragen sind fachlich und rechtlich durch die jeweils anwendbaren Vorgaben geklärt. Den rechtlichen und technischen Rahmen – inklusive BetrSichV und DIN EN 15635 – erläutert die Seite DIN EN 15635 bei Regalprüfungen. PrüfAssist ist das Werkzeug, das die Dokumentation übernimmt – die fachliche Verantwortung bleibt beim Prüfer.

ab 3,99 € / Monat

Pakete bis 29,00 € monatlich – abhängig von Paket und Prüfungsanzahl.

PrüfAssist ist sofort einsatzbereit. Die genaue Paketwahl richtet sich nach dem Umfang der geplanten Prüfungen.